第一章 总 则
第一条 为规范档案管理工作，有效地保护和利用档案，更好地为贵州省妇女儿童发展基金会（以下简称贵州省妇儿发展基金会）各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》的相关要求，制定本办法。
第二条 本办法中的文书归档范围包括签署的各种合同、协议、开展公益活动的所有文字资料、请示、报告、信函、各种证书、奖牌、领导题词、宣传品等贵州省妇儿发展基金会发展中所形成的有价值的材料。
第二章 职责和任务
第三条 文书档案管理的责任部门为办公室，责成专人负责。档案管理人员的职责和任务是：
（一）负责集中统一管理贵州省妇儿发展基金会的文书档案，积极提供查阅服务；
（二）对各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导；
（三）办理领导交办的其他有关档案业务工作。
第四条 文书档案的立卷单位为各部门，指定专人负责档案工作。归档案卷的质量要求是：
1.整理要求：归档文件应完整，已破损的文件应予托裱，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，复制件与原件一并归档。归档文件禁止使用铅笔、圆珠笔和红墨水（纯蓝墨水），去掉金属物。
2.整理规则：要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
（1）在归档的文件材料中，应将每份文件的正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。
（2）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的计划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其他文件材料的立卷应按有关规定执行。
（3）卷内文件材料应区别不同的情况进行排列。密不可分的文件材料应依顺序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；非诉讼案件卷，结论、决定、判决性文件材料在前，证明、依据等材料在后；其他文件材料依形成规律和特点，按时间顺序或重要程序排列。
（4）卷内文件材料应按件依次编号，件号统一编在文件首页左下角。页号统一编在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角。卷内文件材料的厚度不超过100页。如文件过多，可分册立卷。
（5）案卷要按规定格式逐件填写卷内目录，对文件的题名不要随意更改和简化；没有题名的要拟定题名，没有责任者或年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和内容。卷内目录放在卷首。
（6）案卷封皮，应逐项按规定填写清楚。案卷题名要简明、确切，使用简称应通俗易懂。案卷号由办公室统一填写。
（7）有关卷内文件材料的情况说明，填写在卷内备考表内。若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和立卷时间填上。
（8）归档的照片要在背面加注说明和时间，单独编制目录；录音带、录像带、光盘等电子介质要标明内容和形成时间，单独编制目录。
（9）每个立卷部门按年度案卷之间的联系进行排列，按照新的保管期限规定，分别编制永久、30年或10年期的案卷目录。
第五条 档案移交规定
1.本部门经办的基金会各级领导传阅、批复、办理完毕的各种文件材料及开展各项公益活动的文件资料需及时整理立卷，并于活动结束后7个工作日内移交办公室归档保存。移交时要按照卷内目录交接清楚，作好登记。
2.由各部门经办的基金会与外单位签署的合同（协议）盖章生效后7个工作日内，将原件移交合规负责同志统一立卷归档，并于每年年底前，统一交办公室存档。
3.移交档案时，要按照案卷目录点交清楚，由双方交接人签字。
4.工作人员调离本部门，应办理文件交接手续，个人不得擅自带走或随意销毁。
第三章 档案利用
第六条 因工作需要利用档案的，可直接到办公室查阅，如需查阅加密文件，需经秘书长签批。
第七条 借阅档案须办理登记手续,归还时予以注销。借出的案卷，使用完毕应及时退还，一般不得超过两周。
第八条 借阅人对借出的案卷，必须妥善保管，不得任意转借、遗失、污损和乱改乱划，更不得拆散原卷或抽取文件。